Hallintajärjestelmä

Sertifioiduksi voidaan kirjata suoraan PEFC-sertifioiduista metsistä hankittu puutavara, ja muista yrityksistä tuleva raaka-aine, jos sen toimittajalla on alkuperän seurantajärjestelmä. Sitä varten jokaisella puun alkuperäsertifiointiin kuuluvalla sertifikaatin haltijalla, toisin sanoen sertifioidulla yrityksellä, tulee olla hallintajärjestelmä puun alkuperätiedon ylläpitämiseksi.

Hallintajärjestelmä on yrityksen itse laatima johtamisjärjestelmä, jonka tarkoituksena on luoda yritykseen sellaisia käytäntöjä, jonka avulla sertifioidun puumateriaalin tietoja hallitaan ja seurataan dokumentoidusti yrityksen omassa toiminnassa PEFC CoC-standardin vaatimuksien mukaisesti. Yritys mukauttaa hallintajärjestelmän oman toiminnan laatuun, laajuuteen ja määrään nähden, ja siinä katetaan myös organisaation alkuperäketjun hallinnalle olennainen alihankintatoiminta ja monen toimipisteen (multisite) organisaatiota koskien kaikki sen toimipisteet. PEFC:n alkuperäketjun hallinnan laajuutta rakennettaessa yrityksen on määriteltävä PEFC-tuoteryhmät, joita koskien PEFC:n alkuperäketjun hallinta toteutetaan.

Yrityksen puun alkuperäketjun hallintajärjestelmän on katettava seuraavat osa-alueet:

1. Vastuut ja valtuudet
2. Resurssienhallinta
3. Dokumentoidut menettelytavat
4. Tallenteiden ylläpito
5. Tarkastus ja valvonta
6. Valitukset
7. Poikkeama ja korjaava toimenpide
8. Alihankinta
9. Sosiaaliset sekä työterveys- ja -turvallisuusvaatimukset alkuperäketjussa

Yrityksen vastuut, valtuudet ja resurssienhallinta

Hallintajärjestelmään on myös määriteltävä yrityksen johdon sitoumus ylläpitää puun alkuperätietoa. Tieto sitoumuksesta saatetaan yrityksen henkilöstön, tavarantoimittajien, asiakkaiden ja muiden asianomaisten saataville. Yrityksen tulee nimetä yritysjohdosta jäsen, jolla on kokonaisvastuu ja valtuudet yrityksen PEFC alkuperäketjun hallintaan. Lisäksi yritysjohto valitsee työntekijät, jotka suorittavat tehtäviä alkuperäketjun toteuttamiseksi ja ylläpitämiseksi, ja määrittää henkilöstön vastuut ja valtuudet alkuperän hallinnan käytännöissä (kohta 3. i-ix). Riippuen yrityksen koosta, yhdellä tai usealla yrityksen henkilöllä voi olla vastuita ja valtuuksia alkuperäketjun hallinnassa.

Resurssienhallintaan yrityksen on varmistettava ja osoitettava, että PEFC:n alkuperäketjun hallintaa toteuttava ja ylläpitävä henkilöstö kokonaisuudessaan on pätevää asianmukaisen koulutuksen, taitojen ja kokemuksen osalta. Lisäksi on tärkeää, että yrityksellä on tarvittava infrastruktuuri ja tekniset ratkaisut alkuperänketjun toteuttamiseksi.  

Dokumentoidut menettelytavat

Yrityksen on laadittava PEFC:n alkuperäketjun hallinnalle kirjallisesti dokumentoidut menettelytavat, joissa määritellään:

1. PEFC:n alkuperäketjun hallintaa koskevat vastuut ja valtuudet,
2. kuvaus raaka-aineen kulkeutumisesta tuotanto- tai markkinointiprosesseissa, mukaan lukien PEFC-tuoteryhmien määrittely
3. Alkuperän hallinnan käytännöt, jotka käsittävät:

i. materiaaliluokkien määrittelyn,

ii. PEFC-sertifioidun materiaalin, PEFC-kontrolloidun materiaalin ja muun materiaalin fyysinen erilläänpidon,

iii. tuoteryhmien määrittelyn, sertifiointiosuuden laskennan, määrähyvitystilien hallinnan, siirron tuotteisiin (prosentti- tai hyvitysmenetelmässä),

iv. tuotteiden myynti/toimitus ja PEFC-väittämät, mukaan lukien dokumentit, joissa PEFC-väittämiä on käytetty ja muu tavaramerkin käyttö tuotteissa ja muualla kuin tuotteissa.

v. tallenteiden ylläpidon

vi. sisäiset auditoinnit ja poikkeamien hallinnan

vii. asianmukaisen huolellisuuden Due Diligence -järjestelmän  

viii. valitusten ratkaisutavat

ix. alihankinnan

Tallenteiden ylläpito

Jotta yritys voi osoittaa, että sen toiminta on PEFC CoC-standardin vaatimuksien mukaista, on tärkeää, että yrityksessä ylläpidetään tallenteita alkuperäketjun hallinnan piirissä olevista PEFC-tuoteryhmistä seuraavien tietojen osalta:

a) tallenteet kaikista PEFC-väittämällä hankittujen materiaalin toimittajista, mukaan lukien näyttö toimittajien PEFC-sertifioinnista, jonka voi tarkistaa esimerkiksi PEFC:n sertifikaattihakukoneesta

b) Tallenteet kaikista hankituista materiaaleista, mukaan lukien PEFC-väittämät ja materiaalien hankintaa koskevat asiakirjat, ja kierrätysmateriaalia koskien osoitus siitä, että kierrätetyn materiaalin määritelmä täyttyy.

c) Tallenteet sertifioidun sisällön laskennasta, prosenttiosuuden siirtämisestä tuotteisiin ja hyvitystilin hallinnasta soveltuvin osin.

d) Tallenteet kaikista toimitetuista tuotteista, mukaan lukien PEFC-väittämät ja tuotteiden toimittamista koskevat asiakirjat.

e) Tallenteet Due Diligence -järjestelmästä, mukaan lukien tallenteet riskiarvioinnista ja merkittävän riskin toimitusten hallinnasta.

f) Tallenteet sisäisistä auditoinneista, määräajoin tehtävästä alkuperäketjun hallinnan katselmoinnista, poikkeamista ja korjaavista toimenpiteistä.

g) Tallenteet valituksista ja niiden ratkaisemisesta.

Nämä tallenteet on säilytettävä vähintään viiden vuoden ajan yrityksen hallintajärjestelmän piirissä.   

Tarkastus ja valvonta

Sertifiointiyritysten toteuttamien ulkoisten auditointien lisäksi, yrityksessä suoritetaan myös sisäisiä auditointeja vähintään kerran vuodessa. ISO 19011 -standardi ohjeistaa yrityksiä sisäisen auditoinnin toteutuksessa. Yritysjohdon tehtävänä on katselmoida sisäisen auditoinnin tulos vähintään kerran vuodessa. Katselmointi on osa prosessia ja tuottaa tietoa puun alkuperäketjun seurannasta. Sen perusteella yritysjohto voi arvioida, todentaa ja hyväksyä, että PEFC:n alkuperäseurannan vaatimuksia on noudatettu yrityksessä asianmukaisesti.

Valitukset

Mikäli yritys saa toiminnastaan puun alkuperäketjun piirissä valituksen, yrityksellä tulee olla kirjalliset menettelytavat alkuperäketjua koskevien toimittajien, asiakkaiden ja muiden osapuolten toimittamien valitusten käsittelemiseksi. Käsittelyyn kuuluu ilmoitus valituksen tekijälle valituksen vastaanottamisesta kymmenen työpäivän kuluessa. Lisäksi yrityksen on kerättävä ja tarkistettava kaikki tarvittavat tiedot valituksen arvioimiseksi ja validoimiseksi ja valitusta koskevan päätöksen tekemiseksi. Yrityksen on ilmoitettava päätöksestään ja käsittelyprosessistaan valituksen tekijälle. Mikäli valitus on aiheellinen, yrityksen on varmistettava, että asianmukaiset korjaavat ja ennalta ehkäisevät toimenpiteet toteutetaan.

Poikkeama ja korjaava toimenpide

Mikäli sisäisessä tai ulkoisessa auditoinnissa havaitaan poikkeama tämän standardin vaatimuksista, organisaation on:

a) ryhdyttävä poikkeamaa koskien toimiin ja soveltuvin osin;

i. ryhtyä toimenpiteisiin poikkeaman hallitsemiseksi ja korjaamiseksi

ii. puuttua seurauksiin

b) arvioitava toimenpiteiden tarve poikkeaman syiden poistamiseksi, jotta poikkeama ei toistu tai tapahdu muualla:

i. tarkastelemalla poikkeamaa

ii. määrittämällä poikkeaman syyt

iii. määrittämällä, onko muita samanlaisia poikkeamia tai mahdollisuus niiden esiintymiselle

c) toteutettava kaikki tarvittavat toimet

d) arvioitava tehtyjen korjaavien toimenpiteiden tehokkuus

e) tehtävä tarpeelliset muutokset hallintajärjestelmään

Korjaavien toimenpiteiden tulee olla tarkoituksenmukaisia tapahtuneeseen poikkeamaan nähden ja yrityksen on säilytettävä dokumentoidut tiedot osoituksena poikkeaman luonteesta ja toteutetuista toimista sekä korjaavien toimenpiteiden tuloksista.

Voit lukea lisää metsäsertifioinnin ulkoisista auditoinneista ja katsoa videon sivulta: Vaatimusten noudattamisen arviointi.

Alihankinta

Yritys voi ulkoistaa PEFC:n alkuperäketjun toimintojaan alihankkijalle. Vastuu kuitenkin puun alkuperäketjun hallinnasta ja CoC-vaatimuksien toteutumisesta säilyy yrityksellä. Mikäli yritys päättää ulkoistaa toimintojaan alihankkijalle, yrityksellä ja alihankkijalla tulee olla kirjallinen sopimus, jolla varmistetaan, että organisaation PEFC:n alkuperäketjun kattamat materiaalit on fyysisesti erotettu muista materiaaleista tai tuotteista ja, että yrityksellä on pääsy alihankkijan toimipisteisiin ulkoistettujen toimintojen sisäistä ja ulkoista auditointia varten.

Sosiaaliset sekä työterveys- ja -turvallisuusvaatimukset alkuperäketjussa

Tärkeä osa puun alkuperäketjun hallinnassa on sosiaalisten ja työterveys- ja turvallisuusvaatimuksien noudattaminen, joka pohjaa ILO: n julistukseen työelämän perusperiaatteista ja -oikeuksista (ILO Declaration on Fundamental Principles and Rights at Work, 1998).

Yrityksen on osoitettava, että

a) työntekijöitä ei estetä kokoontumasta vapaasti, valitsemasta edustajiaan ja neuvottelemaan kollektiivisesti työnantajansa kanssa

b) pakkotyötä ei käytetä

c) työntekijöinä ei käytetä henkilöitä, jotka ovat alle lakisääteisen vähimmäisiän, tai alle 15- vuotiaita taikka oppivelvollisuusiässä. Edellä mainitusta noudatetaan korkeinta ikärajaa.

d) työntekijöiltä ei evätä yhtäläisiä työmahdollisuuksia ja kohtelua ja

e) työolot eivät vaaranna työturvallisuutta tai -terveyttä.