Puun alkuperätiedon ylläpitäminen
Puun alkuperätiedon ylläpitäminen
Yritykset tehtävät puun alkuperätiedon ylläpitämiseksi
Sertifioidun yrityksen tehtävänä on huolehtia siitä, että PEFC CoC-standardin asettamat vaatimukset täyttyvät. Yrityksellä tulee olla hallintajärjestelmä, joka kuvaa ja määrittää yrityksen menettelytapoja puun alkuperätiedon ylläpitämiseksi. Puun alkuperätiedon ylläpitämiseksi, yrityksen tulee huolehtia
- tuoteryhmien määrittelystä, jota sertifiointi koskee.
- tavarantoimittajilta vastaanotettavien puumateriaalien tunnistamisesta ja kirjaamisesta.
- ettei se ota vastaan puumateriaalia kiistanalaisista lähteistä (DDS-järjestelmä).
- sertifioidun puumateriaalin laskennasta koko tuotanto- tai markkinointiketjunsa läpi.
- toimitusasiakirjamerkinnöistä PEFC-sertifioidun materiaalin esittämiksi asiakkaalle.
PEFC:n puun alkuperäketjun ylläpitämisessä PEFC-tuoteryhmät määrittelevät tuotteet tai tuoteryhmät, joihin alkuperäketjua sovelletaan, sekä alkuperäketjusertifikaatin laajuuden. Keskeistä puun alkuperätiedon ylläpitämiseksi on, että kaikissa yrityksen hankinnoissa toimittajan välittämiin asiakirjoihin, esim. laskuun tai tavarantoimitusasiakirjaan, on kirjattu sertifioidun materiaalin osuus tuotekohtaisesti tai tuoteryhmittäin. Kun yritys toimittaa sertifioidun tuotteen asiakkaalle, yrityksen on kirjattava sertifioidun materiaalin prosentuaalinen osuus asiakkaalle välitettäviin asiakirjoihin – yhtä lailla kuten toimittajakin kirjaa sertifiointiosuuden omiin toimitusasiakirjoihinsa. PEFC:n alkuperän seurantajärjestelmällä seurataan siis metsä- ja puuperäisten materiaalien kulkua, mutta tuotteiden mahdollisesti sisältämien täyteaineiden tai esimerkiksi metallien alkuperästä alkuperän seuranta ei kerro
Sertifioidun materiaalin osuus lasketaan valitulla PEFC:n Chain of Custody -standardin laskentamenetelmällä. Niin toimittajan kuin yrityksen asiakkaalle välittämiin asiakirjoihin tehdään kirjaukset sertifioidun materiaalin osuudesta prosentteina PEFC-väittäminä.
Yrityksen on tarkistettava aina, että puuraaka-aine ei ole peräisin kiistanalaisista lähteistä, mikäli materiaalin toimitusasiakirjoissa ei ole PEFC-väittämää. Tämä varmistetaan DDS-järjestelmän avulla.
Sertifioiduksi voidaan kirjata suoraan PEFC-sertifioiduista metsistä hankittu puutavara, ja muista yrityksistä tuleva raaka-aine, jos sen toimittajalla on alkuperän seurantajärjestelmä. Sitä varten jokaisella puun alkuperäsertifiointiin kuuluvalla sertifikaatin haltijalla, toisin sanoen sertifioidulla yrityksellä, tulee olla hallintajärjestelmä puun alkuperätiedon ylläpitämiseksi.
Hallintajärjestelmä on yrityksen itse laatima johtamisjärjestelmä, jonka tarkoituksena on luoda yritykseen sellaisia käytäntöjä, jonka avulla sertifioidun puumateriaalin tietoja hallitaan ja seurataan dokumentoidusti yrityksen omassa toiminnassa PEFC CoC-standardin vaatimuksien mukaisesti.
Tuoteryhmät
Yritykset päättävät puun alkuperäsertifiointinsa laajuuden. Näin ollen sertifiointi ei välttämättä kata koko tuotantoa tai yrityksen toimintaa. PEFC-tuoteryhmät määrittelevät tuotteet tai tuoteryhmät, joihin alkuperäketjua sovelletaan, sekä alkuperäketjusertifikaatin laajuuden.
Tuoteryhminä voi olla esimerkiksi sellu, sahatavara ja kartonki. Kattava listaus PEFC-tuotekategorioista, joiden puitteissa yrityksen on määriteltävä tuoteryhmät, löytyy täältä (eng.): PEFC-tuotekategoriat.
Tuoteryhmän tulee koostua yhdestä tuotelajista tai ryhmästä tuotteita, jotka sisältävät samaa tai samankaltaista raaka-ainetta, kuten esimerkiksi yhtä puulajia. Tuoteryhmään sisällytettävän materiaalin tulee olla mitattavissa samaksi muunnettavissa olevalla mittayksiköllä.
Tuotetta tai tuoteryhmää, jossa on vastaava materiaali, määrittelee:
• tuotteen nimi/tyyppi ja luokka esim. pöytä
• puulaji esim. koivu
• PEFC-alkuperäketjun laskentamenetelmä (prosenttimenetelmä, hyvitysmenetelmä, fyysisen erilläänpidon menetelmä)
• materiaaliluokka (PEFC-sertifioitu materiaali, PEFC-kontrolloitu alkuperä, neutraalimateriaali, muu materiaali)
• PEFC-väittämät (PEFC-sertifioiduista kestävästi hoidetuista metsistä, Kierrätetyistä lähteistä, PEFC-kontrolloiduista lähteistä)
Materiaaliluokat ja PEFC-väittämät
Jokaista PEFC-tuoteryhmään käytettävää hankintaa koskien organisaation on määritettävä materiaaliluokka. Materiaaliluokat ovat PEFC-sertifioitu materiaali ja muu materiaali, joka tarkoittaa ei-sertifioituja materiaaleja.
PEFC-sertifioiduksi materiaaliksi lasketaan
a) Metsä- ja puuperäinen materiaali, jonka toimittaja on PEFC-tunnistetun sertifikaatin kattama, ja jota koskee PEFC-väittämät "x % PEFC-sertifioitu" ja 100 % PEFC-sertifioiduista metsistä, tai jonka toimittaja on PEFC:n hyväksymän metsänhoidon standardin mukaisen PEFC-tunnistetun metsäsertifikaatin piirissä, ja jossa on PEFC-hyväksytyn järjestelmän väittämä.
b) Kierrätetty materiaali (jota ei ole toimitettu PEFC-väittämällä "x % PEFC-sertifioitu").
Muuksi materiaaliksi luetaan metsä- ja puuperäinen materiaali, jota koskien organisaatio on due diligence järjestelmässään (DDS) määrittänyt, että riski materiaalin olemiselle peräisin kiistanalaisista lähteistä on vain vähäinen.
PEFC-väittämät ovat asiakirjojen kirjauksia, joiden tarkat kirjaustavat ovat määritelty PEFC:n Chain of Custody -standardissa. Väittämät osoittavat PEFC-sertifioitujen tuotteiden tai materiaalin alkuperätiedon.
PEFC-väittämät ovat:
1. sertifioidusta alkuperästä kertovat väittämät, jotka ovat ”100 % PEFC-sertifioidusta metsästä” ja ”XX % PEFC-sertifioitu”, jossa ”XX” tarkoittaa sertifioidun materiaalin osuutta
2. ”PEFC-kontrolloitu alkuperä”, jota voidaan käyttää silloin kun kyseessä on tuote, jonka yritys on määrittänyt DDS-järjestelmässään, että materiaalin olemiselle peräisin kiistanalaisista lähteistä on vähäinen riski, vaikka materiaali ei olekaan sertifioitua alkuperää.
Sertifioidun materiaalin kirjaaminen asiakirjoihin
Kun yritys toimii asiakkaana ja ostaa toimittajalta sertifioitua materiaalia tai tuotteita, toimittajayrityksen tulee ilmoittaa toimitustensa sisältämän sertifioidun puumateriaalin osuus toimitusasiakirjoissa tai laskussa väittäminä.
Toimittajan yritykselle välittämissä asiakirjoissa tulee ilmetä:
- Tavarantoimittajan yritysnimi
- Asiakasyrityksen nimi
- Tuote
- Toimitusmäärä
- Toimituksen päivämäärä
- PEFC-väittämä (PEFC-sertifioitu tai PEFC-kontrolloitu alkuperä)
- Osoitus PEFC-sertifioinnista eli PEFC-sertifikaatin tunniste
Yrityksen tulee varmistaa PEFC:n kansainvälisestä tietokannasta, että vastaanotettava toimitus on voimassa olevan PEFC-sertifikaatin piirissä. Tavarantoimittajan sertifikaatin voi tarkistaa kansainvälisestä PEFC-tietokannasta.
Esimerkkikuva laskusta:
Sertifioidun puumateriaalin laskentamenetelmät
Tuotteiden ja materiaalien alkuperätiedon ylläpitäminen on yritykselle osa varastojen hallintaa. Alkuperätiedon ylläpitäminen tarkoittaa käytännössä sertifioidun puun materiaalin laskennallista osuutta raaka-aineessa, materiaalissa tai tuotteessa. Jotta sertifioidun puuraaka-aineen määrää pystytään tarkastelemaan ja kirjaamaan asiakirjoihin väittäminä, jokaisen yrityksen on valittava laskentamenetelmä(t) sertifioidun osuuden laskemiseksi.
PEFC-sertifioitua puuraaka-ainetta tuotteen valmistuksessa ja markkinoinnissa voidaan määrittää CoC-standardin mukaisesti kolmella vaihtoehtoisella laskentamenetelmällä:
- fyysisellä erilläänpidolla,
- prosenttiosuuden määrittämisellä tai
- hyvitysmenetelmällä.
Yrityksellä on mahdollisuus hyödyntää useampaa laskentamenetelmää samanaikaisesti.
Puutavaran fyysisessä erilläänpidossa sertifioidut puuraaka-aine-erät pidetään erillään muista puuraaka-aine-eristä. Fyysisessä erilläänpidon menetelmässä voidaan sertifioitu materiaali pitää erillään merkitsemällä materiaalit tai tuotteet PEFC-sertifioiduiksi, jolloin on tärkeää, että sertifioitu materiaali tai tuotteet tunnistetaan selkeästi yrityksen tuotanto- tai markkinointiprosessien aikana. Sertifioidut tuotteet voi pitää erillään muista tuotteista tai materiaaleista myös ajankohdan perusteella. Fyysinen erilläänpito voidaan toteuttaa myös tuotanto- ja varastotilojen perusteella, jolloin yritys huolehtii, että tuotanto- ja varastotilat ovat järjestelty niin, että sertifioitu materiaali voidaan pitää erillään muista materiaaleista.
Sertifioidun osuuden osalta erilaisia materiaaleja voidaan käyttää samaan PEFC-tuoteryhmään. Matalin sertifiointiosuus on lopputuotteen sertifioitu osuus.
Esimerkki 1: 
Esimerkissä yritys vastaanottaa samaan tuoteryhmään 1 tonnia 100 % PEFC-sertifioitua materiaalia sekä 1 tonnia 70 % PEFC-sertifioitua materiaalia. Tällöin alhaisin sertifioitu osuus on lopputuotteen PEFC-sertifioituosuus. Tässä tapauksessa siis yritys kirjaa väittämäksi "70 % PEFC-sertifioitu".
Esimerkki 2.
PEFC-sertifioitua materiaalia ja PEFC-kontrolloitua materiaalia voidaan yhdistää samaan PEFC-tuoteryhmään. Tällöin tuoteväittämä on “PEFC-kontrolloitu alkuperä”.
Prosenttimallissa seurataan PEFC-sertifioitua alkuperää olevan puun osuutta tuotteen valmistuksen ja tuotannon eri vaiheissa. Prosenttimallia voidaan soveltaa yrityksissä, joiden tuotannossa sertifioitu materiaali sekoittuu muuhun, ei-sertifioituun materiaaliin. Sertifioidun materiaalin osuus pitää pystyä määrittämään. Ei-sertifioitu materiaali ei saa olla peräisin kiistanalaisista lähteistä.
Sertifiointiprosentti lasketaan seuraavalla laskukaaviolla:
Sertifiointiprosentti (PC)= Sertifioidun materiaalin määrä (Vc) / Sertifioidun materiaalin määrä (Vc) + Muun materiaalin määrä (Vo) X 100
Hyvitysmenetelmä
Organisaation on luotava hankituille PEFC-sertifioiduille materiaaleille hyvitystili ja ylläpidettävä sitä. Hyvitystili tehdään erikseen jokaiselle PEFC-tuoteryhmälle. Yksi PEFC-tuoteryhmä voi kattaa kuitenkin useita toimipisteitä.
Tämä tarkoittaa siis sitä, että mikäli yrityksellä on useita PEFC-tuoteryhmiä, hyvitysmenetelmää käyttävä yrityksellä on useita hyvitystilejä puun alkuperätiedon ylläpitämiseksi. Kertyneiden hyvitysten kokonaismäärä tilillä ei saa ylittää hyvitystilille 24 edellisen kuukauden aikana kirjattujen hyvitysten summaa. Summaa voidaan pidentää, jos tuotteen keskimääräinen tuotantoaika on pidempi kuin 24 kuukautta