Sertifioinnin organisointi

Sertifikaatin haltijat vastaavat sertifioinnin organisoinnista 

Metsäsertifioinnin standardeissa sertifikaattien haltijoille, ryhmäsertifikaattien haltijalle (KMY) ja metsäsertifikaattien haltijoille (UPM ja Metsähallitus), on asetettu vaatimuksia sertifioinnin ylläpitämiseksi ja toteuttamiseksi.  

Yksittäisten metsäsertifikaattien haltijoiden vaatimukset sertifioinnin organisoimiseksi ovat kirjattu metsien hoidon ja käytön PEFC FI 1002 -standardiin.

Alueellisessa ryhmäsertifioinnissa toimintaa ohjaa metsien hoitoa ja käyttöä koskevan standardin lisäksi Vaatimukset ryhmäsertifioinnin toteutukselle -standardi (PEFC FI 1001) jossa niin alueellisen ryhmäsertifikaattien haltijan, Kestävän Metsätalouden Yhdistyksen, kuin ryhmäsertifiointiin osallistuvien organisaatioiden toiminnan puitteet ovat määritelty sertifioinnin organisoimiseksi ja toteuttamiseksi.  

Sertifikaatin haltijoiden keskeiset vaatimukset sertifioinnin organisoimiseksi 

Sertifikaatin haltijoiden on huolehdittava tarpeellisista resursseista kestävän metsänhoidon käytäntöjen järjestämiseksi, toimeenpanemiseksi ja ylläpitämiseksi.  

Jatkuva parantaminen 

Kaikkien sertifikaatin haltijoiden on toiminnassaan pyrittävä jatkuvaan parantamiseen, joka tarkoittaa, että metsien hoidon ja käytön kestävyyttä, sekä sitä ohjaavan toimintajärjestelmän soveltuvuutta, tarkoituksenmukaisuutta ja vaikuttavuutta arvioidaan ja kehitetään jatkuvasti.  

Toimintajärjestelmä 

Sertifiointi velvoittaa sertifikaatin haltijoita tuottamaan toiminnalleen toimintajärjestelmän, joka on kuvaus yhteisistä toimintatavoista. Sen tavoitteena on varmentaa, vakioida ja yhtenäistää organisaation ja sertifiointiin osallistuvien toimintaa. Toimintajärjestelmä on siis ohjauskeino tehdä sovitut käytännöt näkyviksi ja levittää ne koko organisaation henkilöstölle ja sertifiointiin osallistuvien tietoisuuteen sekä lisätä näin ymmärrystä, itseohjautuvuutta ja työn mielekkyyttä.  

Tietojen dokumentointi ja viestintä 

Oleellista toimintajärjestelmässä on välttämättömien tietojen dokumentointi. Tiedon on oltava organisaation toimintaan nähden tarkoituksenmukaista ja ajantasaista. Sertifikaatin haltijat ovat myös velvollisia toteuttamaan viestintää ja ylläpitämään vuorovaikutusta paikallisväestön ja muiden sidosryhmien kanssa. 

Sisäinen auditointi 

Sertifikaatin haltijat huolehtivat ulkoisien auditointien organisoinnista, ja lisäksi kaikilla sertifikaatin haltijoilla tulee olla sisäinen auditointiohjelma, jonka tarkoituksena on tuottaa tietoa vastaavuudesta toimintajärjestelmää koskeviin vaatimuksiin ja kestävän metsänhoidon standardin vaatimuksiin sekä toteuttamisen ja ylläpidon tehokkuudesta.  

Sisäisen auditoinnin tarkoitus on kehittää organisaation toimintaa ja edistää laadunvalvontaa sertifiointivaatimuksien toteuttamisessa. Alueellisessa ryhmäsertifioinnissa sisäistä auditointia toteutetaan sertifiointiin osallistuvissa organisaatioissa KMY:n asettamien käytäntöjen mukaisesti, joiden puitteet noudattavat Vaatimukset ryhmäsertifioinnin toteutukselle -standardia (PEFC FI 1001:2022). 

Vaatimukset alueelliseen ryhmäsertifiointiin osallistuville sertifioinnin organisoimiseksi 

Alueelliseen ryhmäsertifiointiin kuuluvat osallistujat ovat velvollisia huolehtimaan omassa toiminnassaan sertifiointivaatimuksien toteutumisesta. Metsän- ja luonnonhoitoa koskevien vaatimuksien lisäksi organisaatioiden tulee huolehtia sertifioinnin organisoinnista oman organisaation osalta sekä sertifiointivaatimuksista, joista kerätään tietoa KMY:n tiedonkeruun avulla.   

Tiedonkeruu 

Sertifioinnin organisoimiseksi, toimintaan kuuluu yhteistyö KMY:n ja sertifiointiyritysten kanssa avustamalla tietojen ja asiakirjojen toimittamisessa. Tietoa toimitetaan vuosittain KMY:n tiedonkeruun avulla omien suoritettujen toimien laadusta, sekä organisaatioiden toiminnasta  

Sertifiointiin osallistuvien tahojen on raportoitava KMY:lle metsänhoitotöiden lisäksi oman organisaation toiminnasta  

• laadun ja osaamisen varmentamisen ja  
• koulutuksen ja neuvonnan edistämisen osalta. 

Metsänomistajia edustavat organisaatiot 

Metsänomistajia edustavat tahot ylläpitävät luetteloa edustamistaan metsänomistajista ja tietoja sertifikaatin piirissä olevien metsien pinta-alasta. Näiden tahojen tulee viestiä kaikille edustamilleen metsänomistajille sertifiointivaatimuksista ja metsänomistajien velvollisuuksista. Metsänomistajaorganisaatioiden tulee osoittaa, että niillä on käytännöt, jotka varmentavat edustamiensa metsänomistajien vaatimustenmukaisuuden sertifiointivaatimuksiin nähden. 

Sisäinen auditointi 

Alueellisessa ryhmäsertifioinnissa sisäistä auditointia toteutetaan sertifiointiin osallistuvissa organisaatioissa KMY:n asettamien käytäntöjen mukaisesti 

Ulkoiset auditoinnit   

Kaikki sertifiointiin osallistuvien tahojen on huolehdittava pääsy metsään ja muihin tiloihin ulkoisten auditointien, katselmusten tai muiden ryhmäsertifiointia koskevien käyntien yhteydessä sertifiointivaatimusten arvioinnin mahdollistamiseksi.  

Epäilyt vaatimusten vastaisesta toiminnasta

Mikäli sertifiointiin osallistuva taho epäilee, että jollakin kiinteistöllä tai ryhmäsertifiointialueella on toimittu sertifiointivaatimusten vastaisesti, tulee havainnosta ilmoittaa KMY:lle tai ryhmäsertifiointialueen toimikunnan jäsenistölle.  

Korjaavat ja ennalta ehkäisevät toimenpiteet 

Jos ryhmäsertifiointialueella havaitaan poikkeamia tai epäillään niitä, sertifiointiin osallistuvat tahot toteuttavat KMY:n toimikuntien määrittelemät korjaavat ja ennalta ehkäisevät toimenpiteet.  

Lue lisää ulkoisista auditoinnneista: Vaatimusten noudattamisen arviointi