Organisering av certifieringen

Innehavarna av certifikatet svarar för organiseringen av certifieringen

Skogscertifieringens standarder ställer upp krav angående upprätthållande och genomförande av certifikaten, som gäller innehavarna av gruppcertifikaten (FHS) och innehavarna av skogscertifikaten (UPM och Forststyrelsen). 

De krav angående organiseringen av certifieringen som gäller innehavarna av separata skogscertifikat har skrivits in i standarden för skötsel och användning av skog PEFC FI 1002.

Inom den regionala gruppcertifieringen styrs verksamheten förutom standarden för skötsel och användning av skog av standarden för krav på genomförandet av gruppcertifiering (PEFC FI 1001) denna standard definieras ramarna för verksamheten för såväl innehavaren av certifikatet, Föreningen för Hållbart Skogsbruk, som de organisationer som deltar i gruppcertifieringen vad gäller organisering och genomförande av certifieringen. 

Centrala krav på organisering av certifieringen som gäller innehavarna av certifikatet 

Innehavarna av certifikatet skall se till att det finns tillräckliga resurser för att organisera, genomföra och upprätthålla praxis för hållbar skogsvård. 

Kontinuerlig förbättring 

Alla certifikatsinnehavare skall i sin verksamhet sträva till kontinuerlig förbättring, vilket innebär att hållbarheten hos skötseln och användningen av skogarna samt tillämpligheten, ändamålsenligheten och effekten hos det kvalitetssystem som styr skötseln och användningen av skogen utvärderas och utvecklas fortlöpande. 

Kvalitetssystem 

Certifieringen ålägger certifikatsinnehavarna att ta fram ett kvalitetssystem, som innehåller en beskrivning av gemensamma förfaringssätt, för sin verksamhet. Avsikten med kvalitetssystemet är att säkerställa, standardisera och förenhetliga verksamheten hos dem som deltar i certifieringen. Kvalitetssystemet är alltså ett styrmedel för att synliggöra överenskommen praxis och utsträcka kännedom om denna till hela personalen inom organisationen och till dem som deltar i certifieringen för att på så sätt öka insikt, självstyrning och arbetets meningsfullhet.  

Dokumentering av uppgifter och kommunikation

Dokumentering av nödvändiga uppgifter är väsentligt i kvalitetssystemet. Uppgifterna skall vara ändamålsenliga och aktuella i förhållande till organisationens verksamhet. Certifikatsinnehavarna är också skyldiga att kommunicera med och vara i växelverkan med lokalbefolkningen och andra intressentgrupper. 

Intern auditering 

Innehavarna av certifikatet svarar för organisering av den externa auditeringen och dessutom skall alla certifikatsinnehavare ha ett internt auditeringsprogram. Avsikten med auditeringsprogrammet är ta fram uppgifter om hur kraven på kvalitetssystemet och kraven för hållbar skogsvård tillgodoses samt om hur effektivt genomförandet och upprätthållandet är. 

Ändamålet med den interna auditeringen är att utveckla organisationens verksamhet och att främja kvalitetsuppföljningen inom ramen för att genomföra certifieringskraven. Inom den regionala gruppcertifieringen genomförs den interna auditeringen hos de organisationer som deltar i certifieringen enligt den praxis som FHS har fastställt. Ramarna för denna praxis sätts av standarden Krav på genomförandet av gruppcertifiering (PEFC FI 1001)

Krav på organisering av certifieringen som gäller dem som deltar i den regionala gruppcertifieringen 

Deltagarna i den regionala gruppcertifieringen skall i sin egen verksamhet se till att certifieringskraven efterlevs. Förutom kraven på skogs- och naturvård skall organisationerna sköta organiseringen av certifieringen inom den egna organisationen och sköta de certifieringskrav som ingår i FHS:s datainsamling. 

Datainsamling 

Till organiseringen av certifieringen hör samarbete med FHS och certifieringsföretagen genom att leverera data och dokument. Data som gäller kvaliteten hos det egna arbetet och verksamheten hos organisationerna levereras årligen med hjälp av FHS:s datainsamling. 

Parter som deltar i certifieringen skall förutom att rapportera om skogsvårdsarbeten rapportera om den egna organisationens verksamhet vad gäller  

• säkerställande av kvalitet och kunnande och 
• Främjande av skolning och rådgivning. 

Organisationer som representerar skogsägarna 

Parter som representerar skogsägarna skall upprätthålla ett register över de skogsägare som de representerar och data över den skogsareal som ingår i certifikatet. Dessa parter skall informera alla de skogsägare som de representerar om certifieringskraven och skogsägarens skyldigheter. Skogsägarorganisationerna skall påvisa att de har rutiner som säkerställer att skogsägarna handlar i enlighet med certifieringskraven.  

Intern auditering

I den regionala gruppcertifieringen genomförs den interna auditeringen enligt praxis som definieras av FHS. 

Externa auditeringar  

Alla de parter som deltar i certifieringen skall se till att man kan ta sig till skogen och andra utrymmen i samband med externa auditeringar, syneförrättningar eller andra besök som gäller gruppcertifieringen för att kunna utvärdera hur certifieringskraven efterlevs. 

Misstankar om verksamhet i strid med kraven. 

Om en part som deltar i certifieringen misstänker att man på en viss fastighet eller på gruppcertifieringsområdet har handlat i strid med certifieringskraven, skall FHS eller gruppcertifieringsområdets kommittémedlemmar underrättas om observationen. 

Korrigerande och förebyggande åtgärder

Om man inom gruppcertifieringsområdet observerar eller misstänker avvikelser skall parterna som deltar i certifieringen genomföra de korrigerande och förebyggande åtgärder som FHS:s kommittéer har fastställt.  

Läs mera om externa auditeringar: utvärdering av efterlevnaden av kraven.